Reiserichtlinie

Grundsätzlich muss der Arbeitgeber, vorbehaltlich einer anderen Vereinbarung, gem. §§ 670, 675 BGB dem Arbeitnehmer als Aufwendungs- oder Auslagenersatz diejenigen Aufwendungen ersetzen, die der Arbeitnehmer bei Ausführung der ihm übertragenen Arbeiten gemacht hat. Aufwandsentschädigungen sind grundsätzlich lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn. Sie dürfen in bestimmtem Rahmen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Wenn die gezahlten Aufwandsentschädigungen über die steuerrechtlichen Freibeträge hinausgehen und damit lohnsteuerpflichtig sind, sind sie auch sozialversicherungspflichtig. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer entstandene Reisekosten steuerfrei erstatten, soweit höchstens die als Werbungskosten abziehbaren Beträge erstattet werden (§ 3 Nr. 16 EStG).

Z. B. ein Mitarbeiter in der Buchhaltung, im Controlling oder auch die Assistenz der Geschäftsführung.

Das hat Vorteile für das Unternehmen beim Vorsteuerabzug gem. § 15 UStG: Der Vorsteuerabzug für Fahrtkosten des Arbeitnehmers mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Bahn, Taxi, Flugkosten ist bei einer auf den Namen des Unternehmers lautenden Rechnung problemlos. Dies gilt auch für Übernachtungs- und Verpflegungskosten der Arbeitnehmer anlässlich der dienstlich bedingten Auswärtstätigkeit.

R 9.7 Abs. 2 LStR.

Werden Mitarbeiter anlässlich oder während einer Dienstreise vom Unternehmen oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten verpflegt, müssen die steuerfreien Verpflegungsmehraufwendungen gekürzt werden.

Die Erstattung der Reisenebenkosten durch den Arbeitgeber ist nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit sie die tatsächlichen Aufwendungen nicht überschreitet. Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber Unterlagen vorlegen, aus denen die tatsächlichen Aufwendungen ersichtlich sind. Der Arbeitgeber muss diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufbewahren; R 9.8 LStR.

In der Praxis ist die steuerfreie Überlassung eines Smartphone inkl. Flatrate an den Mitarbeiter die einfachste Lösung; § 3 Nr. 45 EStG.

BAG, Urteil v. 6.9.2007, 2 AZR 264/06: Ein Spesenbetrug kann als Grund zur fristlosen Entlassung ausreichen, wenn es sich um einen einmaligen Vorfall mit geringen finanziellen Auswirkungen handelt.

Bessere Alternative statt einer Verrechnung mit fälligem Arbeitslohn, denn dann muss auf die Pfändungsfreigrenze nach § 850c ZPO geachtet werden.

Zu beachten ist, dass z. B. Bahntickets nicht zeitlich unbegrenzt zurückgegeben werden können bzw. nicht ohne Stornierungsgebühr.

Fehlt eine Vereinbarung gilt: BAG, Urteil v. 11.4.2006, 9 AZR 500/05: Der Arbeitnehmer ist entsprechend § 667 2. Alt. BGB verpflichtet, seinem Arbeitgeber die aus einem Vielfliegerprogramm erworbenen Bonusmeilen für dienstlich veranlasste und vom Arbeitgeber bezahlte Flüge herauszugeben.

§ 38 Abs. 1 Satz 3 EStG. Sachprämien, die ein Steuerpflichtiger für die persönliche Inanspruchnahme von Dienstleistungen erhält, sind nach § 3 Nr. 38 EStG steuerfrei, soweit der Wert der Prämien 1.080 EUR im Kalenderjahr nicht übersteigt. Auf Antrag des Unternehmens, das Sachprämien i. S. d. § 3 Nr. 38 EStG gewährt (bei Gewährung von Bonusmeilen ist das die Fluggesellschaft), kann das Finanzamt eine Pauschalierung für den Teil der Prämien, der nicht steuerfrei ist, zulassen (§ 37a Abs. 1 EStG).